Là một người thuyết trình trước công chúng, chúng ta luôn phải giải quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt. Do đó, công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của ta càng lớn. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có vô vàn những việc phải làm, tuy nhiên có thể chia thành sáu mục chính như sau. 1 XÁC ĐỊNH TÌNH HUỐNG 1.1 Giới hạn các vấn đề Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy nhiên nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên vụn vặt và không trọng tâm. Để tránh tình trạng đó, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ; ý nào bắt buộc phải nói, ý nào là cần nói, ý nào nên nói. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý bắt buộc trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý cần, hay nên nói sau. 1.2 Đánh giá môi trường bên ngoài Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi như vũ bão. Do đó, ta cần cập nhật thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài:
1.3 Đánh giá văn hóa tổ chức / quốc gia Mỗi một tổ chức/ quốc gia đều có văn hoá riêng và những nguyên tắc ứng xử khác nhau. Người thuyết trình sẽ gặp khó khăn, bất lợi thậm chí thất bại khi vi phạm những nguyên tắc đó. Vì vậy trước khi thuyết trình, chúng ta cần tìm hiểu về văn hoá của tổ chức/ quốc gia mà ta sẽ thuyết trình. 2. PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ & DIỄN GIẢ  Biết mình biết người, trăm trận trăm thắng. Thành công của một bài thuyết trình không chỉ phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của diễn giả mà cả của thính giả. Phân tích diễn giả và thính giả giúp chúng ta có những giải pháp hữu hiệu cho bài thuyết trình của mình. Nguyên tắc của chúng ta là khi xây dựng bài nói là hãy luôn trả lời câu hỏi: “Chúng ta nói cái mình có hay nói cái người nghe cần?” 2.1 Phân tích thính giả Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu thính giả. Những thông tin cần thu thập để phân tích: Tốt nhất là, ta chuẩn bị trước những bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Chúng ta cũng cần xác định rõ, ai là người trực tiếp nghe ta, ai là người không nghe trực tiếp nhưng sẽ gián tiếp được nghe và ai là người ra quyết định cuối cùng. Dự đoán các tình huống có thể xảy ra. Ví dụ, khi nghe ta phát biểu đưa ra những vấn đề mẫn cảm thì thính giả sẽ phản ứng ra sao? Và những phản ứng đó sẽ ảnh hưởng đến bài thuyết trình của chúng ta ntn? Xác định trước những tình huống có thể xảy ra giúp ta xử lý được các tình huống phát sinh. Giả sử, ta dự đoán được những ý kiến phản đối của thính giả đối với chủ đề hoặc một quan điểm trong chủ đề ta sẽ nói, thì khi đưa ra vấn đề tranh luận thì không nên biểu hiện thái độ cho mình là đúng và cũng ko nên dùng những lời nói hài hước vì rất dễ “xúc phạm” đến thính giả. Một trong những bí quyết thành công của người thuyết trình đó là luôn luôn ở thế chủ động, biết biến điều bất lợi thành cái có lợi. Đó là khả năng ứng phó và xoay chuyển tình thế trên hội trường, hay có thể nói đó là phải biết “Xô đẩy hoàn cảnh chứ không phải để hoàn cảnh xô đẩy”. Có những lúc chúng ta cần phải cố tình tạo ra những mâu thuẫn hoặc thắc mắc trong bài nói mà dự đoán rằng chắc chắn thính giả sẽ phản ứng. Ví dụ, ta có thể đưa ra cho thính giả một thông tin mới mà không vội đưa ra câu trả lời để kích thích tính hiếu kỳ của thính giả, sau đó dành thời gian khi sắp kết thúc để họ đề ra các thắc mắc, chất vấn và rồi giải đáp cho họ. Như vậy, ta đã giúp thính giả thỏa mãn và hứng thú với buổi thuyết trình. Số lượng thính giả ảnh hưởng rất lớn đến phương pháp, cách thức tổ chức buổi thuyết trình. Nếu số lượng người ít, thì điều kiện giao tiếp với thính giả sẽ nhiều hơn và ta có thể kết hợp vừa thuyết trình vừa trả lời với thính giả, hoặc có thể thảo luận về những vấn đề liên quan. Còn nếu trường hợp số lượng đông thì khi thuyết trình mang tính giao lưu nhiều hơn, vì vậy bài nói phải trọng tâm, điểm chính phải rõ ràng, dễ hiểu, thông điệp muốn truyền tải phải thông suốt. Có như vậy chúng ta mới kéo số đông hứng thú nghe bài thuyết trình của ta từ đầu buổi đến cuối buổi. 2.2 Phân tích diễn giả Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì? Thông điệp ta muốn truyền đến thính giả là gì? Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào?… Từ đó, ta có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình. Tự mình đặt câu hỏi:
3. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU Một bài thuyết trình thành công khi người thuyết trình phải biết  Đó là phải biết “mường tượng” ra kết quả ta sẽ đạt được sau bài thuyết trình là gì? Đâu là những thông điệp chính mình muốn truyền tải trong chủ đề đặt ra? Từ đó xây dựng cho mình các mục tiêu sẽ phải đạt được trong bài thuyết trình. Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích mình nói là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau bài nói thính giả không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế v.v. Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ quan. 3.1 Chủ đề thuyết trình Khi chọn chủ đề, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Bí quyết ở đây là phải biết “tìm cái khác biệt để tạo ra sự đặc biệt” cho chủ đề của mình. Phải nắm được nội dung cơ bản của buổi thuyết trình, “biết được biển mới nói được về sông”. 3.2 Mục tiêu tổng quát Khi đã có chủ để rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì:
Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp nào là phù hợp. 3.3 Mục tiêu cụ thể Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu phải đảm bảo những yêu cầu sau:
Thông thường ngoài việc xác định thông điệp muốn truyền tải của chủ đề này là gì, chúng ta cần thỏa mãn 3 mục tiêu cơ bản. Đó là:
4. THU THẬP THÔNG TIN Đây là quá trình lâu dài và liên tục. Chúng ta có thể thu thập thông tin từ rất nhiều nguồn. Tuy nhiên sau đó, chúng ta cần lưu ý việc phân loại và lưu trữ những thông tin đó. Một phương pháp đơn giản cho việc thu thập thông tin mà ta có thể thực hiện mọi lúc mọi nơi đó là sử dụng giấy và bút. Chúng ta có thể dùng các tờ bìa có kích thước 1/3 tờ A4 ghi các mục chính. Khi ta đọc tài liệu, phỏng vấn hoặc giao tỉếp có nhiều ý tưởng hay có thể ghi vào các tấm thẻ. Những thông tin và ý tưởng đó sẽ được sắp xếp lại một cách có trật tự trong bài thuyết trình hoặc loại bớt nếu cần thiết. 5. LUYỆN TẬP Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trước khi thuyết trình. Đó là cơ hội tốt nhất để ta nắm vững tài liệu, điều chỉnh thời gian, chỉnh sửa nội dung và bổ sung những chỗ chưa chính xác trong bài thuyết trình.  Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương. Tuy nhiên để tự tin và hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật. Chúng ta có thể đề nghị đồng nghiệp phê phán, đưa ra những câu hỏi chất vấn hoặc yêu cầu họ chỉ ra những chỗ cần sửa chữa. Quá trình đó sẽ khiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy sinh thêm. Khi luyện tập bạn nên cố diễn đạt một cách thoải mái và tự nhiên nhất. Giọng nên nói với âm lượng to để tiếng nói có thể truyền đi xa. Học tập khống chế âm lượng để khi ta thuyết trình điều khiển âm lượng cho phù hợp. Chú ý nhấn dừng ở những từ chốt, từ khóa hay nộ dung mang tính thông điệp trong bài nói. Ở câu đó, giọng bạn sẽ phải nhấn ra sao? Sắc mặt biểu cảm như thế nào? Mắt sẽ quan sát ai khi nói? Dùng cử chỉ tay hay động tác cơ thể để nhấn mạnh lời nói?… Luyện tập dần dần từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình. Tối ưu nhất là đặt Camera ghi hình xem lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính mình. Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen. Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta cũng có một bài thuyết trình sinh động. Để thuyết trình tiến bộ và thực sự thay đổi thì chúng ta không thể đọc sách mà tốt lên được. Chính vì thế chúng ta cần đến các lớp dạy Kỹ năng thuyết trình để có môi trường tập luyện. Và chúng ta sẽ thấy việc lên nói trước đám đông dù có vài người thì cũng rất khác so với chúng ta ngồi dưới nghĩ & phán. (Sưu tầm) |
